Die 5 Projektmanagement-Phasen

Projektmanagement ist eines der meist verbreiteten Schlagwörter in der Arbeitswelt. Fast jedes Unternehmen kann einen Projektmanager oder gar ein Projektmanagement-Team vorweisen. In großen Unternehmen gehören die Projektmanager zur Führungsriege und stehen an vorderster Front, wenn es um die Firmenausrichtung und Erreichung neuer Ziele geht. Aber was bedeutet Projektmanagement eigentlich? Wir wird es definiert und wie gestaltet es sich?

Zur genaueren Definition sollte erst einmal geklärt werden, was ein Projekt ist. Denn um ein Projekt planen zu können, muss klar sein, um was es sich handelt. Die Begrifflichkeit muss genau erläutert werden. Dazu gibt es Richtlinien, die ein Projekt definieren und einordnen.

Laut Definition besteht ein Projekt aus einzelnen Prozessen, die zum großen gesetzten Ziel führen sollen. Dies lässt schon erahnen, dass das Projektmanagement in verschiedene Phasen aufgeteilt werden kann. Branchenunabhängig gliedert sich das Management eines Projekts in 5 Hauptphasen.

Die 5 Projektmanagement-Phasen erklärt

Die 5 zeitlich begrenzten Abschnitte haben dabei unterschiedliche Anforderungen an das Team. Jede Phase bringt entsprechend eigene Herausforderungen hervor, die durch unterschiedliche Lösungsansätze bewältigt und kontrolliert werden können.

1. Start

Bevor ein Projekt starten kann, muss es entsprechend bewertet werden. Nur so kann das Vorhaben überhaupt umgesetzt werden. Dabei ergeben sich folgende Fragestellungen und Aufgaben, die erledigt werden sollten:

• Bewertung des Projektes durch Projektleiter und Stakeholder nach Wert, Machbarkeit und Nutzen
• Warum das Projekt? Was sind die Ziele?
• Festlegung Zeitplan
• Kosten / Budget
• Ressourcenanalyse
• Kosten-Nutzen-Analyse
• Projektbeschreibung: wer macht was, wann und wie?

Erfüllt das geplante Projekt die geforderten Parameter und vor allem erfüllt es den Zweck, der zu erreichen ist, kann es in die nächste Phase der Planung gehen.

2. Planung

Eine hochwertige Umsetzung eines Projektes und somit die Erreichung der Ziele steht und fällt mit einer guten Projektplanung vorab. Mit einer detaillierten Planung wird der Grundstein eines jeden erfolgreichen Projektes gelegt. Folgende Pfeiler sollte die Planung enthalten:

• Projektstrukturplan
• Teamzusammensetzung mit Aufgabenverteilung und Verantwortungszuweisung
• Zeitplan und Aufwandsschätzungen
• Projektmeilensteine
• Budgetplanung
• Kommunikationsplan
• Risikomanagement: Risiken identifizieren und Notfallplan erarbeiten

Der Projektplan dient fortan dem gesamten Projektteam als Leitfaden und informativer Begleiter. Außerdem führt er mit Benennung der Meilensteine durchs ganze Projekt und definiert die kleinen Zwischenziele für das Team. So kann mit Erreichen kleiner Teilziele die Moral und Kommunikation im Team hochgehalten werden. Der Erfolg des Projektes ist begründet auf einem guten Projektplan, hängt aber im Wesentlichen natürlich an der Umsetzung durch das Projektteam.

3. Durchführung + 4. Steuerung

Der Projektplan wird in die Tat umgesetzt. Von nun an agiert das Team strikt nach dem vorgegebenen Plan und arbeitet diesen Schritt für Schritt ab.

Parallel zur Durchführung des Projektes startet die vierte Projektphase, nämlich die Steuerung. Ein regelmäßiges Controlling minimiert Risiken und die Gefahr des Scheiterns, dabei spielen folgende Variablen eine wichtige Rolle und sollten im Auge behalten werden:

• Reichen die Ressourcen
• Wird das Budget eingehalten?
• Können die vorgegebenen Fristen und somit der gesamte Zeitplan eingehalten werden?
• Risikomanagement: sind Probleme aufgetaucht?
• Funktioniert die Kommunikation im Team, zum Projektleiter und zu den Stakeholdern?
• Klappen alle Arbeitsprozesse reibungslos?
• Erreicht das Team die Meilensteine aus dem Projektplan?

Besonders für die Überwachung eines Projektes gibt es verschiedene Herangehensweisen und Hilfsmittel. So kann das Controlling von regelmäßigen Teammeetings über Statusabfragen bis hin zum Einsatz von speziellen Tools erfolgen. Vor allem die Kommunikation untereinander hilft Probleme und daraus resultierende Verbesserungen schnell zu erkennen und im Projekt anzupassen.

5. Abschluss

Die Erreichung der Ziele und somit die erfolgreiche Umsetzung stellen noch nicht das Ende des Projektes dar. Mit Abschluss der Arbeiten und Übergabe der Ergebnisse an die Stakeholder kann das Projektteam aufgelöst werden. Jedoch bietet es sich an im Rahmen eines abschließenden Meetings die Erfahrungen explizit zu dokumentieren und für eventuell folgende Projekte zu nutzen. Dabei ist es hilfreich, wenn Probleme, Risiken und gute wie schlechte Arbeitsprozesse genauestens festgehalten und bewertet werden. So fließen die erlebten Erkenntnisse immer wieder in neue Projekte ein und liefern von Anfang an hilfreiche Werte.

Fazit

Die Phasen des Projektmanagements gliedern das gesamte Vorhaben. Mit Hilfe der zeitlich und inhaltlich definierten Abschnitte lässt sich das Projekt für das Team transparent gestalten. Die Kernpunkte erleichtern die erfolgreiche Umsetzung und das Controlling.

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