Die unschlagbaren Vorteile einer CRM-Software für IT- und Software-Unternehmen

Die IT-Branche ist ein sich ständig weiterentwickelndes Terrain voller Herausforderungen. Von der rapiden technologischen Entwicklung bis hin zu komplexen Projektmanagementaufgaben und Datenschutzanliegen stehen Unternehmen vor vielfältigen Aufgaben. Vor diesem Hintergrund ist eine CRM-Software gefragt, die nicht nur die individuellen Bedürfnisse versteht, sondern auch maßgeschneiderte Lösungen zur Bewältigung dieser Herausforderungen bietet.

Benötigen IT-Unternehmen eine CRM-Software?

IT- und Softwareunternehmen stehen unter einzigartigen Belastungen wie der Verwaltung komplexer Kundenanforderungen, gepaart mit hohem Wettbewerbsdruck, der dynamische Prozesse und rasante Anpassungen verlangt. Für eine langfristige Kundenbindung und Zufriedenheit ist es gleichzeitig wichtig, eine hohe Servicequalität sicherzustellen. Ein CRM-System adressiert diese „Pain-Points“, indem es eine zentrale Plattform bietet, die eine 360-Grad-Abbildung der Wertschöpfungsprozesse ermöglicht: von der Ersterfassung eines potentiellen Kunden bis zur Abrechnung. Mit Anpassungsmöglichkeiten und Schnittstellen, um Kundeninformationen zu verwalten, Geschäftsprozesse zu optimieren, personalisierte Dienstleistungen anzubieten und Datenanalysen durchzuführen.

Die 9 wichtigsten Funktionen einer IT CRM-Software

1. Kundenkontaktverwaltung und Interaktionsverfolgung

Eine CRM-Software ermöglicht es IT-Unternehmen, alle Interaktionen mit Kunden zu verfolgen und ihre Kontaktdaten übersichtlich zu organisieren. Dadurch können sie schnell und zielorientierter auf Kundenanfragen reagieren und personalisierte Angebote erstellen.

2. Individuelle Anpassungsmöglichkeiten

Gute CRM-Lösungen passen sich wie ein maßgeschneiderter Anzug an individuelle Unternehmensbedürfnisse an, was eine nahtlose Integration in vorhandene Prozesse gewährleistet. Von der Benutzeroberfläche bis hin zu benutzerdefinierten Workflows und individuellen Entwicklungen, sollte eine breite Palette von Anpassungsoptionen vorhanden sein.

3. Ticketsystem mit Priorisierung und Ticketverfolgung

Ein effizientes Ticketsystem ist für IT-Unternehmen unverzichtbar, um Kundenanfragen und Störungsmeldungen effektiv zu verwalten. Die Möglichkeit zur Priorisierung ermöglicht es, wichtige und dringende Probleme sofort zu erkennen und angemessen zu reagieren. Zudem sollte die CRM-Software eine Ticketverfolgung bieten, um den Status der Anfragen in Echtzeit zu verfolgen und eventuelle Schwachstellen proaktiv zu erkennen.

4. Unterstützung modernster Schnittstellen

Moderne CRM-Software ermöglicht eine einfache und mühelose Integration von anderen Systemen und Anwendungen, indem sie umfassende Schnittstellen wie REST-APIs unterstützen oder beispielsweise über eine Zapier Integration verfügen. Diese Funktionalität ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch und eine effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Plattformen und Tools.

5. Vielseitige Hosting-Optionen mit Datenhaltung in Deutschland oder der eigenen Systemlandschaft

Flexible Hosting-Optionen einschließlich Cloud-Lösungen und On-Premise-Hosting, sind eine Grundvoraussetzung für jede IT CRM Software. Dies ermöglicht Unternehmen die Wahl der Hosting-Umgebung entsprechend ihren Datenschutzanforderungen und Präferenzen, während gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet sind. Besonders das Hosting auf deutschen Servern oder optional in der eigenen Systemlandschaft bietet einen hohen Standard an Datenschutz und Sicherheit.

6. Projektmanagement-Modul

Projektbasierte IT-Dienstleister benötigen ein robustes Projektmanagement-Modul, das nahtlos in die CRM-Software integriert ist. Ein umfassendes Projektmanagement gewährleistet einen klaren Überblick über alle laufenden Projekte und erleichtert die Erfüllung von Kundenzielen.

7. Kundenbetreuung und Support mit Kundenportal

Ein effektiver Kundenservice ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in der IT-Branche. Durch vielfältige Service-Funktionen wie die Self-Service-Funktion eines Kundenportals, Telefonie-Anbindungen und KI-gestützte Support-Tools und Automatisierungen können Unternehmen ihre Kundenbindung stärken und gleichzeitig ihre Serviceeffizienz steigern.

8. Zeiterfassung und Dienstleistungsabrechnung mit Kontingentverwaltung

Eine effiziente Verwaltung von Beratungs- oder Entwicklungsleistungen ist entscheidend für den Erfolg eines IT Unternehmens. Die Integration von Funktionen zur Zeiterfassung und Kontingentverwaltung ermöglicht eine präzise Abrechnung und Ressourcenallokation. Dadurch wird nicht nur die Transparenz für den Kunden in Bezug auf erbrachte Dienstleistungen erhöht, sondern auch die Fähigkeit, Budgets zu kontrollieren und Ressourcen effektiv einzusetzen. Eine nahtlose Integration dieser spezifischen Anforderungen stellt sicher, dass der Serviceprozess reibungslos abläuft und die Kunden zufrieden sind, indem sie genau das erhalten, wofür sie bezahlen.

9. Vertriebsautomatisierung, Angebots- und Vertragsverwaltung

Eine CRM-Software bietet Funktionen zur Automatisierung von Vertriebsprozessen, die IT-Unternehmen dabei unterstützen, Leads zu verwalten und den Verkaufszyklus zu optimieren. Darüber hinaus erleichtert sie die Erstellung, Verwaltung und Verfolgung von Angeboten und Verträgen für potenzielle Kunden sowie die Erstellung genauer Vertriebsprognosen.

Ist eine Eigenentwicklung die Lösung?

In der Welt der IT, die von Business-IT über industrielle IT bis hin zur Kommunikations- und Unterhaltungs-IT reicht, ist es entscheidend, sich auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren. Eine Vielzahl von Unternehmen in diesem Sektor verfügt über das Potenzial, ihre eigene CRM-Lösung zu entwickeln.

Jedoch wird der hohe Ressourcen- und Betreuungsaufwand, der mit der individuellen Entwicklung und Wartung einer CRM-Software verbunden ist, als Hindernis betrachtet. Gleichzeitig fordert ein CRM-System spezifische Kernkompetenzen, weshalb sich IT-Firmen bevorzugt flexible und anpassungsfähige IT-CRM-Lösungen suchen, um sich voll und ganz auf ihre eigenen Hauptaufgaben und Weiterentwicklungen zu konzentrieren. Indem sie sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren und den Aufwand an den passenden Anbieter abgeben, können IT-Unternehmen ihre Ressourcen effektiver nutzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt stärken.

Auswahlkriterien für die richtige CRM-Software

Bei der Auswahl einer CRM-Software sollten IT-Unternehmen folgende Kriterien berücksichtigen:

• Skalierbarkeit: Die CRM-Software sollte skalierbar sein und mit dem Unternehmen wachsen können, ohne dabei an Leistung einzubüßen.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Die CRM-Lösung sollte sich problemlos an die spezifischen Anforderungen und Prozesse des IT-Unternehmens anpassen lassen, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten.

• Nachweislich gutes Projektmanagement und Customer-Success-Management: Dies ermöglicht die effiziente Planung, Durchführung und Überwachung komplexer Anpassungen und Entwicklungen, während gleichzeitig proaktiv auf die Bedürfnisse der Kunden eingegangen und maßgeschneiderte Lösungen bereitgestellt werden.

• Support und Schulungen: Ein zuverlässiger Kundensupport von Anfang an und umfassende Schulungsangebote sind unerlässlich, um eine reibungslose Implementierung und zukünftige Nutzung der CRM-Lösung sicherzustellen.

Fazit: IT-Firmen setzen auf CRM-Anbieter, die ihre Probleme verstehen

Eine maßgeschneiderte CRM-Software ist entscheidend für IT-Unternehmen, um Kundenbeziehungen zu pflegen, Effizienz zu steigern und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Eine IT CRM Software bietet eine Vielzahl von Funktionen wie Ticketsysteme, Projektmanagement und Service-Tools, die die Effizienz verbessern und die Kundenbindung stärken. Die Auswahl der richtigen Software ist entscheidend für langfristigen Erfolg.

Neben Flexibilität, Integration, Benutzerfreundlichkeit und Support ist es entscheidend, Anbieter zu finden, die auf Augenhöhe kommunizieren können. Die Fähigkeit des Anbieters, die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen eines IT-Unternehmens zu verstehen, und die Fähigkeit, diese in die Softwarelösung zu integrieren, können den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.

Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe gewährleistet, dass die CRM-Lösung optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist und einen echten Mehrwert bietet.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Welche Vorteile bietet IT CRM Software für kleine IT-Unternehmen?

CRM-Anbieter stellen auch für kleine Teams passende Lösungen parat. Kleine IT-Unternehmen können so ebenfalls von CRM Software profitieren, indem sie ihre Kundenverwaltung automatisieren, die Effizienz steigern und die Kundenbindung verbessern.

Kann eine CRM-Software individuell angepasst werden?

Ja, gute CRM-Softwarelösungen bieten die Möglichkeit, sie an die spezifischen Anforderungen und Prozesse eines Unternehmens anzupassen. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration und maximale Effizienz. Anbieter wie Brainformatik bieten sogar individuelle Entwicklungen an, direkt in Zusammenarbeit mit und für den Kunden.

Wie sicher sind die Daten in einer CRM-Software?

Die meisten CRM-Softwarelösungen bieten umfangreiche Sicherheitsfunktionen, um die Daten der Nutzer zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates. Besonders deutsche CRM Anbieter mit Datenhaltung auf deutschen Servern bieten einen entscheiden Vorteil für Datensicherheit und DSGVO-konformität.

Welche Integrationen sind für IT CRM Software wichtig?

Integrationen mit Digitaler Vertragsabwicklung, Kontingent-Verwaltung, Zeiterfassungs-Software und die Möglichkeit Drittsoftware über REST API-Schnittstellen anbinden zu können sind wichtig, um die Funktionalität und Effektivität von IT CRM Software zu maximieren.

Wie lange dauert die Implementierung einer CRM-Software?

Die Dauer der Implementierung einer CRM-Software hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Anforderungen. In der Regel dauert es jedoch einige Wochen bis mehrere Monate. Die Nutzung eines Lastenhefts sowie ein kompetentes und erfahrenes Projektmanagement des Anbieters ermöglichen eine schnelle und erfolgreiche Umsetzung.

Welche Kosten sind mit der Nutzung einer CRM-Software verbunden?

Die Kosten für eine CRM-Software können je nach Anbieter und Funktionsumfang variieren. Einige Anbieter bieten monatliche Abonnementgebühren an, während andere eine einmalige Lizenzgebühr erheben. Es ist wichtig, die Preise im Voraus zu prüfen und zu verstehen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.