Laptop mit CRM-Reporting Diagrammen aus einem CRM-System

CRM-Reporting: Mit Berichten den Überblick behalten

Florentyna Krieger | 4 min | Update: 20.02.2024

Das Sammeln und Speichern von Daten ist für Unternehmen von enormer Wichtigkeit. Mindestens genauso relevant ist die Auswertung der vorhandenen Informationen. Mithilfe von CRM-Reporting behält man die Firma im Blick und schafft eine Grundlage für die Steuerung neuer Maßnahmen.

Inhalt

Was ist Reporting?

Das Wort Reporting kommt aus dem Englischen und bedeutet Berichterstattung. Ein Report ist ein einzelner Bericht.

Mit einem Report fasst man die wichtigsten Daten und Ereignisse zu einem bestimmten Zeitpunkt oder über eine bestimmte Zeitperiode (z.B. ein Quartal) zusammen.

CRM-Reporting Definition

Beim CRM-Reporting werden mithilfe einer CRM-Software wichtige Daten und Kennzahlen ausgewertet. Man erhält Erkenntnisse über die eigenen Unternehmensprozesse.

Dadurch können datenbasierte Entscheidungen getroffen und Abläufe angepasst werden.
Mit den Berichten lassen sich wichtige KPIs verfolgen und klare Strategien definieren.

Reporting in einem CRM

Ein Bericht ist nur so gut wie seine Daten. Stimmt die Informationsgrundlage nicht, hilft auch kein Report mehr. Das A und O in einem CRM-System ist deswegen Sorgfalt bei der Datenpflege.

CRM-Nutzer bereiten Daten durch Berichte auf und stellen sie visuell ansprechend dar. Klassischerweise erzeugen Berichte automatisch Tabellen. Mit zusätzlichen Grafiken und Charts erhält man einen noch schnelleren Überblick.

In guten CRM-Systemen lässt sich alles auswerten, zu dem Daten vorhanden sind. Dadurch können Analysen ganz nach den eigenen Bedürfnissen und passend zum Unternehmen vorgenommen werden.

Arbeiten mit CRM-Reports

Es gibt nicht nur verschiedene Berichtstypen, sondern auch unterschiedliche Arten mit den CRM-Berichten zu arbeiten. Egal ob mit individuell erstellten Reports, Berichtssets oder direkt auf dem Home-Dashboard.

Mit der Option Custom-Reports zu erstellen, kann CRM-Software eine Vielzahl an Berichten zur Verfügung stellen. Deshalb ist es wichtig nur mit Berichten zu arbeiten, die zu den eigenen Zielen und Vorgehensweisen passen. Oft ist es sinnvoll spezielle Berichte für einzelne Abteilungen zu erstellen. So können sich die Mitarbeiter auf das konzentrieren, was für sie relevant ist.

Die erstellten CRM-Reports kann man nicht nur einzeln aufrufen oder direkt auf dem eigenen Dashboard anzeigen lassen. Wenn es nötig ist, Berichte einem Kollegen oder Steakholder vorzulegen oder bestimmte Auswertungen zu präsentieren, können die Reports einfach exportiert werden.

Oft gibt es im Unternehmen Standard-Berichte, die für regelmäßiges Controlling bestimmt sind. Zum Beispiel die Leads des vergangenen Monats. Einmal eingestellt, kann das CRM solche Reports automatisch aktualisieren und in festgelegten Intervallen verschicken.

Berichte

Bei der Option individuelle Reports zu erstellen, wählt man die Daten zur Analyse selbst aus und legt eigene Filter fest.

Je nach CRM-System wird man unterschiedliche Formen und Darstellungsweisen von Berichten vorfinden. Im besten Fall kann man dabei selbst auswählen, was zur gerade anstehenden Analyse passt.

Beispiele für Berichtstypen	Beispiele für Darstellungsformen
Tabellarisch	Kreisdiagramm
Berechnungen	Balkendiagramm
Berechnungen mit Details	Liniendiagramm
Matrix	Trichterdiagramm

Berichtssets

In Berichtssets lassen sich mehrere Reports zusammenführen. Dadurch eröffnen sich neue Möglichkeiten für die Analyse.

Damit lassen sich nicht nur klassische Vergleiche anstellen. Mit umfangreichen Berichtssets wird es leicht, einzelne Unternehmensbereiche ganzheitlich zu betrachten.

In manchen CRM-Programmen können Berichtssets sogar direkt als fertige PowerPoint-Präsentationen exportiert werden.

Dashboard-Reporting

Die relevantesten und am häufigsten genutzten Berichte können direkt auf dem CRM-Home-Dashboard angezeigt werden.

Das Dashboard-Reporting verschafft den Mitarbeitern einen Überblick über genau die Metriken, die für sie am wichtigsten sind. Beispielsweise kann der Vertrieb auf einen Blick die Sales-Performance kontrollieren, indem alle neuen Leads, Deals, Angebote und Potentiale angezeigt werden.

Für andere Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter kann das Reporting-Dashboard wiederum ganz anders aussehen, da es individuell auf die eigenen Aufgaben und Ziele zugeschnitten wird.

Beispiele für wichtige CRM-Berichte

Leadquelle

Mit Berichten können Leads einfach ausgewertet werden. So wird auf einen Blick klar, woher ihre Leads kommen und welche Kanäle sich für die Leadgenerierung besonders lohnen.

Sales-Aktivität

Reports sind ein typisches Tool, um die Vertriebsaktivitäten wie Anrufe, Aufgaben und Meetings im Auge zu behalten und die Performance der einzelnen Mitarbeiter zu messen.

Potentiale

Berichte verschaffen einen Überblick über Potentiale, indem z.B. gezeigt wird, wie viele Angebote noch offen sind und wie hoch deren Abschlusswahrscheinlichkeit ist.

Customer Service / Support

CRM-Reports helfen dabei den Support und Kundenservice zu verbessern. Berichte zeigen unter anderem, wie viele Tickets offen sind, wie lange es dauert, bis Tickets bearbeitet werden und wie viel mit den Kunden telefoniert wird.

Kampagnenperformance

Für das Marketing sind Berichte essenziell, um zu erkennen, wie gut Kampagnen laufen. Sie zeigen z.B. wie viele Leads generiert werden, wie lange die Kampagnen laufen und wie hoch der ROI ist.

Fazit

Reporting gehört zu den Kernfunktionen eines CRM-Systems. Mit der Option individuelle Berichte zu erstellen, wird nicht nur klassisches Vertriebscontrolling durchgeführt, sondern das gesamte Unternehmen analysiert. Richtig eingesetzt, bringt CRM-Reporting jeder Firma Vorteile.